Excel活用ポイント6点!タスクは見える化&シェアしよう♪

こんにちは!もしけです。

涼しくなったり、暑くなったりで、身体混乱しがちな今日、皆様、体調にはお気をつけください。

本日は、スケジュール&ダンドリについて。昨日、久しぶりにワタクシ フリーズしました(笑)

人事制度運用準備、監査法人対応、中途採用、他部署との打ち合わせ課題データ作成、その他色々。

やることが、多岐多様に発生していて、1つずつタスクを潰していこうにも、やってる最中に、電話鳴ったり、新しくタスク入ったりで、集中して潰せない(お仕事あるあるですね)。

結果、頭と手が止まりました(汗)こういう時こそ、急がば回れ。全てを捨てて、別室にこもり、二時間程、Excelでスケジュール&タスクを作成。

ると、あら不思議。その後は、落ち着いてタスクをこなしていくことができました♪

もしけあるあるです。結構思い込みで気持ちだけが焦っていたようです。我ながら懲りないなあと情けなくもありますが(^-^;

思い当たるふしのある方は、忙殺されそうになったら一旦立ち止まって、頭の中を整理してみてください♪(既にダンドリ良くできている人は流してください)

簡単にまとめます。

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1.やらなければいけない仕事を、全部書き出す。

具体的なタスクから、まだタスク化していない抽象的なものまで全部です。(途中で悩まず全部書く)

2.仕事をジャンル訳する(カテゴリング)

例えば、「経理職の募集要項をまとめる」というものが書き出した中にあったら、【採用】

3.カテゴリングした仕事を【大、中、小】に項目訳する。

大項目:採用
中項目:経理募集要項まとめ
小項目:ここは具体的なタスクが入ります。
⚫経理課長にヒアリング
⚫人材紹介エージェントに連絡
⚫媒体会社にあいみつ

4.仕事の【緊急度】と【期限】と【優先度】を設ける。

緊急度:S→A→B
優先度:S→A→B
と具体的な日付

5.Excelでまとめる。

3、4で紹介した、大・中・小項目と【緊急度】【期限】【優先度】を横軸にして、縦軸にそれぞれのタスクを記入していきます。

6.作成したスケジュール&タスク表を上司や同僚にみせる。

先に直属の上司がいいです。部下やさらに上の上司使い方が上手な上司ならば、別途会議を開いて他の上司、部下に共有してくれたりします。そこまで、上手な上司でない場合は、面倒ですが、個別に見せに行きます。

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まとめ

私にとって、一番大事なのが【6】だったりします。

スケジュール作成は何のためにやってるかというと、自分の頭の整理の為もあるのですが、皆に状況を理解してもらう為です。

会社員はチームプレーです。状況を理解してくれれば、周りが助けてくれたりします♪私は、仕事を一人で抱えがち&口べたなので、こんな感じでやってます( -∀-)

やったことがない方は、是非ともお試しあれ♪

以上です!最後までお付き合いくださり、ありがとうございました(^-^)

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もしけを