こんにちは！もしけでございます！
今回は”人事の仕事をよりやりやすく”をテーマに年間スケジュールを紹介します。
- 人事の仕事が煩雑過ぎて、何から手を付けて良いかわからない方
- 人事の年間スケジュールを把握して効率よく業務を実施したい方
私は会社組織の職種で、人事ほど業務が多岐に渡り、部署を横断しながらマルチタスクが求められる職種はないと思っています。
一見煩雑で大変のような気もしますが、実は慣れてしまうとそうでもないです。
理由は、年次・月次・週次・日次とルーティン業務化できるものがあり、線で仕事が組みやすい部分がある為です。
※人事のルーティン業務については下記記事でも紹介しています。
年間スケジュールで把握できる業務もある一方、イレギュラー対応が非常に多いのも人事業務の特徴です。
イレギュラー対応に迅速かつ正確に対応する為には、ルーティン業務を先に体系立てておくべきです。
だからこそ年間スケジュールが大事になってきます。
というわけで、私が人事を15年間以上やってきて、作成した年間スケジュールをシェア致します。
最後までお付き合いくださいませ。
目次
人事の仕事は、とにかく色々あってつらい
人事は会社によって役割が全然違います。
とにかく採用一本をガッツリ人事にまかせる会社もあれば、分業をしてたりしてます。
では、一旦いわゆる人事のお仕事を並べてみましょう。
定形業務と突発系業務の両方がある
下記のように、1日に・1週間に・1月に・1年に、必ずやると決まっていて、やる時間や日数、手順が一定している業務があります。
- 給与計算業務
- 社会保険手続き業務
- 健康診断業務
- 採用のスカウト
これを【日次・週次・月次・年次のルーティンワーク】と言います。
決められた期間で必ずやる業務です。
他の事務系の職種、例えば経理などは、どれだけ業務を定型化して、効率化をするかの世界なので、人事の定型業務も似たような事が基本求められます。
ただし！
人事の場合は定型業務の他に、色々な対応を急遽することになります。
何せ【人事】ですから。
ヒト関連の事は、すべてここに集まります。
具体的には、
「部下が辞めたいって言ってるんだよ～、一緒に辞めないように説得してよ～。」
とか、
「A部長からパワハラを受けたので訴えようと思います！」
とか、
「内定をもらったんだけど辞退したいと思います。」
などなど、突発性トラブル系が結構頻繁に発生します。
これを【突発的業務】といいます。
営業さんでいう、クレーム対応ですね。
この突発的業務は、相手が【ヒト】であるだけあって、ケースは無限大！
いつ起こるかわからないのです。
小さい会社の人事は、総務の仕事や経理や庶務などとセットになる
人事は小規模な会社であればあるほど、総務や経理、庶務等の業務と一緒に担当することになります。
人事ほど、定型業務と突発的業務が、同時に起こる仕事はありません！
この定型業務と突発的業務の融合は、想像できないくらい、しんどいです！
突発対応が終わったら、必ず期限までに、終わらせないといけない定型業務に戻ります。
終わればまだいいですが、ヒト関係のトラブルは終わりが見えないケースがほとんど！
ヘタすると、終電時間を過ぎてから給与計算をやるっていうこともあります。
スケジュール化しやすい業務からスケジューリングしよう
定型業務と突発的業務の融合を乗り切る為には、
【とにかく先回りする事】
です。
想定内でやる仕事を、先に予定立てしておく事。
これが凄く大事です。
さっきの給与計算の例でいうと、
「１週間後は給与計算の締め日だ。まだ時間があるし余裕余裕♪」って思っていて、三日前くらいまでのんびりしてました。
そしたら急に上司と喧嘩をしてクビだ！って言われた社員から労基に訴えてやる！っていうトラブルが発生して、それをなだめる面談をすることになった。
対応に使った日数は三日！
給与計算ダダかぶり！
そしたら、実は健康診断の病院申し込み期限が、給与計算締日と被っている事実が判明！
そっちもやらなきゃと思ったら、今度は採用で内定を出したヒトが辞退したいと相談の電話が……( ;´･ω･`)
で、給与計算……( ; ﾟДﾟ)
こんな感じになっちゃいます。
事前に何が起こるかわからないのが、人事です。
だから、定型で決まっている業務だけでも【先回り】で把握しておくことが大事です。
年間スケジュールを知ろう
【先回り】の重要性を理解したところで、具体的には何すんの？っていうと、何てことはない、スケジュールの作成です。
突発的なものはどうしても出てきます！
なので、せめて定型業務だけでも【先回り】して、自分の支配化に置いちゃいましょう♪
人事の仕事年間スケジュール
下記は実際に私が作成したスケジュールになります。
大体、1年間を上期下期の半期毎にわけて、その後は月次で作成します。
上期スケジュール
上期は新卒の入社や、各役所の年度処理業務が多くなります。
下期スケジュール
下期はやはり、年度の締めである年末調整等の業務が多くなります。
その他毎月（月次）
給与計算
その他毎年（年次）
健康診断業務
私自身が人事労務出身なもので、労務系に片寄ってしまっているのはお許しください。
人事の仕事は、自分を守る為にも、とにかく見える化しましょう。
いかがでしたでしょうか？
人事は採用等、営業的な要素ももちろん含まれます。
- 基本事務方です！
- 管理部門です！！
- 間接部門です！！！
- 人事部の外からみるとそうなんです！！！！
ちょっと悲しいですが、どうしても、事務系の職種と１つに思われがちなんです。
「いや、社内消耗品は人事じゃなくて総務なんですよ。
そもそも私、給与計算締日でそれどころじゃなくて……」
……そんな感じです。
これは、規模が小さい会社だと特にです。
人事には人事の大事な役割があります。
※人事の役割について下記記事で語らせてもらってますので、興味ある方は是非！
もちろん、他の事務系職種も大事な役割があります。
でも他部署の人って、自身の仕事領域を担うのに精一杯なので、そこまでわからないんです。
とにかく見える化して、人事の仕事って大変で、ものすごく多方面にわたるっていう事をみんなに知ってもらわないと、あなたが潰れてしまいます。
なので、自分を守る為にも、是非スケジューリングをしてください。
最初は面倒くさいですが、会社の理解を得る事。
味方を増やす事。
最終的には自分を守る事。
追加の人員補充の提案としても効果的です！
その為に、スケジュール作成を是非とも行ってください！
以上になります！
最後までお付き合いくださりありがとうございました！
