※この記事は、これから人事のお仕事をされる方や、すでに人事担当者の方で、全体を通じて何をやるのかを知りたい方にお役たちになれる記事です。
こんにちは！もしけでございます！
今回は人事の仕事をよりやりやすくをテーマに年間スケジュールを紹介します。
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人事の仕事は色々つらい
人事っていっても会社によって役割が全然違ったりするんですよね。
とにかく採用一本をガッツリ人事に、まかせる会社もあれば、分業をしてたりしてます。
ただ、他部署にとっては正直「人事って何やってんの？」って思われてます。
これは、ほとんどの会社がそうですね。
では、一旦いわゆる人事のお仕事を並べてみましょう。
定形業務と突発系業務の両方がある
例えば、給与計算業務、社会保険手続き業務、健康診断業務、採用のスカウト等、
１日に、1週間に、1月に、１年に必ずやると決まっていて、やる時間や日数、手順が一定している業務があります。
これを【日次・週次・月次・年次のルーティンワーク】と言います。
こちらは、決められた期間で必ずやる業務ですね。
人事労務の仕事は特にきっちりと、期限が決められている事が多いです。
他の事務系の職種、例えば経理などは、どれだけ業務を定型化して、効率化をするかの世界なので、人事の定型業務も似たような事が基本求められます。
ただし！
人事の場合は定型業務の他に、色々な対応を急遽することになります。
何せ【人事】ですから。
ヒト関連の事は、すべてここに集まります。
ヒトは定型通りにはならない( ;´･ω･`)
具体的には、
「部下が辞めたいって言ってるんだよ～、一緒に辞めないように説得してよ～。」
とか、
「A部長からパワハラを受けたので訴えようと思います！」
とか、
「内定をもらったんだけど辞退したいと思います。」
とか、
このようなトラブル系が結構頻繁に発生します。
これを【突発的業務】といいます。営業さんでいう、クレーム対応ですね。
この突発的業務は、相手が【ヒト】であるだけあって、ケースは無限大！
いつ起こるかわからないのですよ～( ;´･ω･`)
小さい会社の人事は、総務の仕事や経理や庶務などとセットになる
おまけに、人事は、小規模な会社であればあるほど、総務や経理、庶務等の業務と一緒に担当することになります。
「同じ事務系だから」という理由なんでしょうけど、とんでもない話です！
人事ほど、定型業務と突発的業務が日常茶飯時に起こる仕事は、ありません！
この定型業務と突発的業務の融合は、想像できないくらい、しんどいんですよ( ;´･ω･`)
突発対応が終わったら、必ず期限までに、終わらせないといけない定型業務に戻らないとですし、終わればまだいいですが、ヒト関係のトラブルは終わりが見えないケースがほとんど！
ヘタすると、終電時間を過ぎてから給与計算をやるっていうこともあります。
う～ん、眠い( ;´･ω･`)
労務と採用はスケジュール化しやすい
なので、人事の仕事をやる上で一番大事な事、一言で言います。
【先回り】です。
人事の仕事が、想定外の事が突発的に起こりやすく、つらい仕事であるなら、想定内でやる仕事を、先に予定立てしておく事。
これが凄く大事です。
さっきの給与計算の例でいうと、
「１週間後は給与計算の締め日だ。まだ時間があるし余裕余裕♪」って思っていて、三日前くらいまでのんびりしてました。
そしたら急に上司と喧嘩をしてクビだ！って言われた社員から労基に訴えてやる！っていうトラブルが発生して、それをなだめる面談をすることになった。
対応に使った日数は三日！
給与計算ダダかぶり！
そしたら、実は健康診断の病院申し込み期限が、給与計算締日と被っている事実が判明！
そっちもやらなきゃと思ったら、今度は採用で内定を出したヒトが辞退したいと相談の電話が……( ;´･ω･`)
で、給与計算……( ; ﾟДﾟ)
こんな感じになっちゃいます。
つらいです……。
事前に何が起こるかわからないのが、人事のお仕事。
だから、定型で決まっている業務だけでも【先回り】で把握しておくことが大事です。
年間スケジュールを知ろう
【先回り】の重要性を理解したところで、具体的には何すんの？っていうと、何てことはない、スケジュールの作成です。
突発的なものはどうしても出てきます！
なので、せめて定型業務だけでも【先回り】して、自分の支配化に置いちゃいましょう♪
人事の仕事年間スケジュール
上期スケジュール
下期スケジュール
その他毎月（月次）
給与計算
その他毎年（年次）
健康診断業務
ちょいと私自身が人事労務出身なもので、労務系に片寄ってしまっているのはお許しあれ～( ・ω・)
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人事の仕事は、自分を守る為にも、とにかく見える化しましょう。
いかがでしたでしょうか？
人事って、採用とか営業的な要素ももちろん含まれますが、
基本事務方です！
管理部門です！！
間接部門です！！！
人事部の外からみるとそうなんです！！！！
ちょっと悲しいけど……( ;´･ω･`)
なので、どうしても、事務系の職種と１つに思われがちなんですよ。
営業さん
「備品がなくなった！発注してよ！」
私
「いや、社内消耗品は人事じゃなくて総務なんですよ。
そもそも私、給与計算締日でそれどころじゃなくて……」
営業さん
「え～！だって、俺ら社員が使うもんだから基本人事だと思うけど。急いでるんだから発注してよ～」
私
「いや、だからぁ……」
……そんな感じです( ;´･ω･`)
これは、規模が小さい会社だと特にです。
人事には人事の大事な役割があります。
もちろん、他の事務系職種も大事な役割があります。
でも、他部署の人って、ご自身の仕事領域を担うのに精一杯なので、そこまでわからないんです。
Excel活用ポイント6点！タスクは見える化＆シェアしよう♪で書いた通り、とにかく見える化して、人事の仕事って大変で、ものすごく多方面にわたるっていう事をみんなに知ってもらわないと、あなたが潰れてしまいます。
なので、自分を守る為にも、是非スケジューリングをしてくださいませ。
最初は面倒くさいですが、会社の理解を得る事。
味方を増やす事。
最終的には自分を守る事。
追加の人員補充の提案としても効果的です！
その為に、スケジュール作成を是非とも行ってください！
以上になります！
最後までお付き合いくださりありがとうございました！
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