※この記事は、会議を進める時の段取りを考えている方にお役たちになれる記事です。
どもども～♪ もしけでございます。
今回は、会議の進め方の段取りについてです。
先日中々、みっともない会議を外部の方を入れてやってしまいました。
どんな内容かというと、
・参加を望んでいる役員に、参加依頼をしていない。
社内イントラのスケジュールにポン！と入れてるだけ( ;´･ω･`)
次に、
・その役員に会議の内容を説明していない。
先に役員抜きで話をドンドン進める( ;´･ω･`)
・会議の着地を決めず、流れだけに身を任せる。
情報だけ、一方的に伝えて、役員のコメントだけを期待する。
さて、何が起こったでしょうか・・・？
役員その場で私達にお説教です( ;´･ω･`)
御客様の前で( ;´･ω･`)
そりゃそうだ・・・・
目次
会議を進め方を考える時、段取りなしでは、仕事にならない
私の他に、人事労務を担当している人がおりまして、その人を窓口で、資料作成や会議設定してたのです。
でも、これは私も悪い。進捗共有せず、任せきりになってしまっていました。
私、会議とか、人を巻き込んでの仕事をやる時、段取りを踏んどかないとダメなタイプでして、段取りやり過ぎて、時間がかかってしまったりするのです。
度が過ぎるのは直さなきゃですが、自分以外に他部署、他社、他者が時間作って来てくれるので、変なストレスは感じさせないように心掛けてます。
といっても珍しいことをしているわけではないです。
会議の進め方を考える時のポイントを以下３点でご紹介します。
①会議に参加する人の人間的特徴を想像する
役員の方だったらば、忙しく、時間がない人が多いので、要点だけを踏まえて資料を作る。
話好きだったり、会議好きな方の場合は、アイスブレイクの内容を考えたりしておいたりします。
参加者の人となりを想像することにより、会議の場のイメージが作りやすくなります。
例えば、法律がらみは、あの人得意分野だから、ちょっとマニアックな箇所を触れて、そこを掘り下げて主動で話してもらおう。等です。
②事前に、会議の内容を共有しておく。
慣れていない場合は、手書きでもいいので、話の要点箇条書きと、一緒に決めたいことを、メモしておき、そのままお見せします。
箇条書きと言葉だけで、伝わりにくかったら、完成版じゃなくてもいいので、会議で配布する資料を先に見せておきます。これやらずに会議に入ると、先ず、参加者が資料見て、考えるところから始まるので、会議の進行役をやってると、みんな資料に目がいってしまっていて、
「え～と・・・、で？今日何やんだっけ？」と時間をロスってしまいます。
今回みたいにね～(´д｀|||)
③会議前と会議終了後は、挨拶を忘れずにする。
時間を割いて参加してもらうので、会議時間の前に「今日何時からよろしくお願い致します！」と、終わった後「今日はありがとうございました！」を必ず伝えます。
理由は礼儀も、もちろんあるのですが、追加で、言いたいことがある場合が多いからです。
会議が終わった後、ちょっと緊張がほぐれて言いたいことを思い出したり、疑問質問が浮上してきたりすることって結構ありませんか？
そこを想定し、挨拶をしに行くと、追加で課題や質問が出てきたりする事が多い。
その場で回答して、さらに理解を深めてもらったりします。
目的は会議運営をしっかりやることではなく、 会議で決まったことを、皆に腹落ちして動いてもらう（協力してもらう）ことです。
なので、ここを忘れずにやってみてください。
顧客の為に、段取りをしましょう。
ね？皆さんも心がけている、基本的な事でしょう？
人事の顧客は誰？
それは、自部署以外の人達すべてです。お客様の理解を深めるためにはどうする？と思えばやること決まってきます。
なので、そこは明確にしておきましょうね。
以上です！！ 最後までお付き合いくださり、ありがとうございました！
